Нередко возникают ситуации, когда увольняемый работник уже использовал отпуск за текущий рабочий год, который не был отработан им полностью. Работодатель вправе удерживать из заработной платы работника, начисленной при увольнении, его задолженность за неотработанные дни отпуска, который был предоставлен авансом (ст. 137 ТК РФ).

См. образец составления приказа.

Рабочий год может не совпадать с календарным, так как для каждого работника он начинается со дня, в который работник приступил к исполнению трудовых обязанностей. Например, рабочий год работника, принятого на работу 05.07.2011, истекает 04.07.2012.

В течение рабочего года работнику должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, причем трудовое законодательство не содержит норм, которые позволяли бы предоставлять такой отпуск пропорционально отработанному работником времени и иным периодам, включаемым в стаж работы, дающий право на отпуск в соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ.

При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал ежегодный оплачиваемый и (или) дополнительный отпуск, работодатель вправе удержать часть оплаты предоставленного авансом отпуска. Если работодатель не может удержать излишне выплаченную сумму за неотработанные дни отпуска в связи с отсутствием или недостаточностью суммы выплаты, причитающейся работнику при увольнении, последний может возместить ее в добровольном порядке. Основания для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке у работодателя отсутствуют в силу ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Данный вывод подтверждается судебной практикой: Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу N 11-37421/2013.
Работодатель, которому суд отказал в удовлетворении требования о взыскании задолженности за неотработанные дни отпуска, должен будет возместить работнику все понесенные по делу судебные расходы (госпошлину, издержки). Кроме того, суд может обязать работодателя выплатить работнику компенсацию за моральный вред, если последний заявлял такое требование (ч. 4 ст. 3, ч. 2 ст. 22, ст. 237 ТК РФ, ч. 1 ст. 88, ст. 94, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, ст. 333.17 НК РФ).

Трудовой кодекс РФ содержит ограничения для удержания за отпуск, предоставленный авансом. Так, удержание не производится при увольнении работника по следующим основаниям:

• - отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• - ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• - сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• - смена собственника имущества организации - в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• - призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• - восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• - признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• - смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• - наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 процентов суммы после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Если размер задолженности превышает 20 процентов заработной платы, то сумма превышения может быть погашена работником добровольно. Основания для взыскания с работника указанной суммы в судебном порядке отсутствуют (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ч. 3 ст. 1109 ГК РФ). Данный вывод подтверждается судебной практикой (Определение Верховного суда РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу N 33-23166).

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении

Случается, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. В большинстве случаев вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные днист. 137 ТК РФ . Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется.

Подробнее о возможности взыскания неотработанных отпускных в судебном порядке читайте:

Но есть ограничение - удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммыст. 138 ТК РФ . Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно.

Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядкест. 1102 , ст. 1109 ГК РФ . Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.

Рассчитываем сумму задолженности

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска

* Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяцап. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169 ; ст. 423 ТК РФ .

Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК РФПисьмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17 . Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных днейстатьи 8, 9 ТК РФ .

ШАГ 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных

При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.

Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) - исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.

Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпускап. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 .

То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько - до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней - 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения - 7.

Отражаем в налоговом учете и отчетности

С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?

В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено. Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную службуп. 1 ч. 1 ст. 83 , ст. 137 ТК РФ .

Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпускстатьи 122, 123 ТК РФ . Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно - ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно. Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.

Закрываем долг

Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.

Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин Россиист. 250 НК РФ ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224 .

А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛПриказ ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ в нашей ситуации, нам рассказали в Минфине России.

Из авторитетных источников

Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“ Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке 2-НДФЛ нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.

После того как работодатель принял решение об удержании отпускныхст. 137 ТК РФ , он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ .

Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему” .

Если какие-либо вычеты (стандартные, имущественный) работнику не предоставлялись, то все просто.

Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.

Рассмотрим конкретный пример.

Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении

/ условие / Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.

Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.

Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.

/ решение / Алгоритм действий такой.

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска, с учетом того что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:

28 дн. – (28 дн. / 12 мес. х 10 мес.) = 28 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.) = 4,66 дн.

ШАГ 2. Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:

19047,62 руб. / 28 дн. х 4,66 дн. = 3170,07 руб.

НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. х 13%).

То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:

3170,07 руб. – 412 руб. = 2758,07 руб.

ШАГ 3. Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:

10 476,19 руб. – (10 476,19 руб. х 13%) = 9114,19 руб.

Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:

9114,19 руб. х 20% = 1822,84 руб.

Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.

Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.

ШАГ 4. Определяем сумму к выплате работнику:

10 476,19 руб. – 1822,84 руб. – (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.) х 13% = 7528,35 руб.

Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде - в периоде увольненияПисьмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19 .

То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.

Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взносып. 1 ст. 11 , ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» .

Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме СЗВ-6-2 за полугодие 2011 г. сумму начисленных взносов за июнь 2011 г.

Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска, то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работникуПисьмо ПФР от 19.05.2011 № 08-26/5404 . О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.

Из авторитетных источников

Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“ Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.

В этом случае формируются корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.

При этом сумма, указанная в форме АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме РСВ-1утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н , представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносам РСВ-1 нет” .

Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.

Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника

Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.

Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная: –130 руб. ((1000 руб. – 1500 руб.) х 26%).

По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. – 130 руб.).

/ решение / Исходная форма CЗВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет выглядеть так.

Форма СЗВ-6-2

Код по ОКУД

Код по ОКПО

Р Е Е С Т Р
сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц

Тип сведений:

№ п/п	Ф.И.О. застрахованного лица							Период работы
				начислено	уплачено	начислено	уплачено	с (дд.мм.гг)	по (дд.мм.гг)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
…
4	Симонов Андрей Андреевич	011-222-333 44		-	-	-	-	01.07.2011	30.09.2011
…
Всего по реестру:				25 000	24 870

Корректирующая форма CЗВ-6-2 за I квартал 2011 г. будет заполнена так.

Страховые взносы за последние три месяца (в 2010 году за шесть месяцев) отчетного периода по застрахованным лицам

№ п/п	Ф.И.О. застрахованного лица	Страховой номер индивидуального лицевого счета	Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета	Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии		Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии		Период работы
				начислено	уплачено	начислено	уплачено	с (дд.мм.гг)	по (дд.мм.гг)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Симонов Андрей Андреевич	011-222-333 44	129000, г. Москва, ул. Кирова, д. 2, кв. 6	14 870Указываем сумму страховых взносов в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, уменьшенную на сумму отрицательной корректировки
Итого по страхователю:		25 000	24 870

Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях:

При таком заполнении персонифицированной отчетности сведения о начисленных за III квартал взносах по данным АДВ-6-2 (начислено 25 000 руб., отрицательное корректирующее доначисление - 130 руб.) совпадут со сведениями формы РСВ-1.

Прощаем долг

Налоговики считают расходы в виде сумм неотработанных отпускных экономически необоснованнымист. 252 НК РФ ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148 . Поэтому если вы не хотите с ними спорить, то на сумму неотработанных отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения. При этом ни НДФЛ, ни страховые взносы, ни отчетность по ним корректировать не нужно. Кроме того, страховые взносы, начисленные на не учитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходахПисьмо Минфина России от 23.04.2010 № 03-03-05/85 .

Рассчитывать сумму задолженности, если у работника есть неотработанные дни отпуска на момент увольнения, нужно всегда. Но если долг не очень большой и взыскивать его с работника не хочется (хотя бы даже из тех соображений, что не хочется делать какие-либо корректировки в учете), можно поступить так. На некоторое время о долге нужно просто забыть. То есть и с работника его не взыскивать, но и прощение долга не оформлять. А по прошествии 3 лет этот долг можно будет списать как безнадежныйст. 196 , п. 1 ст. 1102 ГК РФ , и ничего корректировать более не придется.

Работник заранее использовал отпуск и увольняется. Деньги выплачены, но время не отработано. Как вернуть средства? Как просчитывается удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении?

Проблема

Сотрудник, отработавший шесть и более месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. Работодатель должен предоставить ему все 28 дней отдыха. По предварительному соглашению отпуск может быть использован авансом. Законодательством не предусмотрены нормы расчета дней пропорционально отработанным часам либо иным периодам. За второй и последующий годы отпуск может предоставляться сотруднику в любое время по графику.

Пример. Сотрудник был оформлен на предприятие 21 декабря 2012 года и работал до 20 декабря 2013-го включительно. Право на отпуск в 28 дней у него возникнет c 21 июня. По соглашению сторон, он может воспользоваться им раньше этого времени. Если сотрудник уйдет с работы до окончания отчетного года (20 декабря), то с его зарплаты вычитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Правила

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении рассчитываются во всех случаях, кроме следующих:

• отказ сотрудника от перевода на другую должность, необходимую ему по медицинским показаниям, либо отсутствие у работодателя нужной вакансии;
• ликвидация предприятия, прекращение деятельности ИП;
• сокращения штата сотрудников организации, ИП;
• смена собственника предприятия;
• призыв сотрудника на военную службу;
• восстановление лица, ранее выполнявшего работу, по решению суда или госинспекции по труду;
• признание человека нетрудоспособным;
• смерть сотрудника;
• наступление чрезвычайных обстоятельств: военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии.

Если сотрудник, которому был предоставлен отпуск, уходит с работы по любым другим причинам, в обязательном порядке рассчитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Калькуляция

Удержание осуществляется за сутки отпуска, не отработанные в течение 12 месяцев, в счет которых сотрудник уже получил деньги. Чтобы рассчитать нужно количество дней отдыха разделить на 12. Чтобы узнать сумму удержаний, нужно выполнить такую последовательность действий:

1. Рассчитываем количество месяцев, оставшихся до окончания года, за который получены деньги. Законодательно не установлен порядок подсчета. Поэтому лучше руководствоваться правилами расчета отпускных и количество месяцев округлять до целых. Этот же принцип можно использовать при расчете дополнительного отпуска, компенсации.

2. Умножить дни на число месяцев, которые нужно отработать. Так рассчитывается продолжительность неотработанного отдыха в сутках. Если в результате получилось дробное число, то округлять его нужно в пользу сотрудника.

3. Полученную цифру нужно умножить на средний заработок за день, исчисленный при Это и будут удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. и НДФЛ перечисленные ранее, позже будут компенсированы из бюджета.

Пример

Допустим, сотрудник использовал часть из 28 дней отпуска авансом. Сразу после выхода на работу написал заявление на увольнение. Расчеты показали, что отдых за 3,8 месяца рабочего года был предоставлен авансом. Полученную цифру следует округлить до 4. За каждые сутки стандартного 28-дневного отпуска положено: 28 / 12 = 2.3 дня работы. Получается, что сотрудник «должен» организации: 2,3 х 4 = 9,2, или 9 дней работы. за день составил 250 руб. Рассчитаем сумму удержаний: 9 х 250 = 2250 руб.

Процедура

Удержание осуществляется из причитающейся сотруднику заработка в день увольнения. При этом сумма не может превышать 20 % зарплаты. Вернуть разницу можно добровольно, договорившись с сотрудником, или в судебном порядке.

Ежегодный отпуск состоит из основного и дополнительного. Правила расчета периода отдыха рассчитываются одинаково во всех случаях, кроме доплат за вредные или опасные условия труда. Удержания с этих категорий компенсаций также не осуществляются.

Юридические аспекты

При увольнении сотрудника суммы, предоставленные за неотработанные дни, должны быть удержаны из его зарплаты. Если это невозможно ввиду отсутствия у того заработанных средств, работодатель может обратиться в суд за взысканием. Но если не будет доказано, что действия сотрудника привели к нарушению порядка расчетов, то в иске, скорее всего, будет отказано.

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении: проводки

Бюджет доходов и расходов организации может предусматривать создание резерва для таких выплат. Тогда в балансе делается следующая проводка: ДТ96 КТ70. Во всех остальных случаях сторнирование отпускных оформляется так: ДТ20 КТ70.

НДФЛ и взносы

Как пересчитываются взносы, удержанные при выплате отпускных? Все зависит от того, хватит ли суммы последней зарплаты для взимания. Если причитающихся средств хватает для выплаты долга, то выполняются следующие действия.

1. В БУ отражается начисление зарплаты. При этом не рассчитываются удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. НДФЛ, взносы калькулируются по стандартной схеме. Излишне удержанные суммы сторнируют, если годовая отчетность еще не подписана. Иначе придется исправлять данные в балансе.

2. При выплате отпускных в бюджет перечисляется НДФЛ. Излишние суммы должны быть возвращены сотруднику. Чтобы сумму пересчитали, нужно предоставить в ФНС уточняющую справку 2-НДФЛ и отразить в ней все расчеты. Датой получения зарплаты при увольнении считается последний день работы. Поэтому последнюю зарплату в отчете за текущий год следует отразить месяцем увольнения. Подавать уточнения РСВ-1 ПФР за период, в котором сотрудник был в отпуске, организация не обязана. Взносы были исчислены без ошибок, обновлять данные не нужно.

Нюансы

По результатам расчетов может образоваться отрицательная сумма взносов. Это означает, что начисленная выплата меньше излишней. Возможны несколько вариантов исхода событий:

• суммы заработка хватает, и бухгалтерия просто осуществляет удержание за неотработанные дни отпуска при или любого другого работника - не суть важно);
• заработка не хватает, сотрудник соглашается добровольно вернуть «излишек» полученных сумм в кассу;
• зарплаты не хватает, сотрудник идти на компромисс не хочет, организация подает иск и взимает средства через суд.

В первых двух случаях подаются корректирующие справки в зависимости от того, в каком году сотрудник был трудоустроен: СЗВ-6-1 (2) - до 2012 года и СЗВ-6-4 - с 01.01.2013. В скорректированных формах взносы должны быть уменьшены на сторнированные суммы. Также желательно предоставить уточненный расчет.

Пример

Кассир магазина увольняется 03.03.2014 года по собственному желанию. В декабре 2013-го она была в ежегодном отпуске (28 дней) за период с 18.06.13 по 17.06.14. Сотрудница 1961 г. р. Сумма выплат, облагаемых страховыми взносами, не превысила 624 тыс. руб. с начала года. за день - 421 руб.

Сумма отпускных: 421 х 28 = 11 788 руб.

За отработанные дни в марте сотруднице начислено 1263 руб.

На момент увольнения кассир отработала 8 месяцев и четырнадцать дней (с 18.06.2013 по 03.03.2014 включительно). Рассчитаем сумму удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении:

1) 12 - 8 = 4 мес. - неотработанное время;

2) 421 х 4 х 28: 12 = 3 929 руб. - «долг» сотрудника.

Организация перечисляет взносы на страхование по ставке 0,2 %. На момент увольнения отчетность за 2013 год не была сдана. Сотрудница согласилась с добровольным удержанием. Поскольку сумма зарплаты меньше «долга», кассир самостоятельно вернула разницу в кассу предприятия. Отобразим удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки в декабре 2013-го:

1. ДТ44 КТ70 - 11 788 руб. - начислены отпускные.

2. ДТ70 КТ68 - 1532 руб.- удержан НДФЛ.

3. ДТ68 КТ51 - 1532 руб. - перечислен налог в бюджет.

4. ДТ70 КТ50 - 10 256 руб.- из кассы выплачены отпускные.

5. ДТ44 КТ69:

• 2593 руб. (11 788 х 0,22) - начислены взносы в страховую часть пенсии.
• 342 руб. (11 788 х 0,029) - взносы в ФСС.
• 601 руб. (11 788 х 0,051) - взносы в ФФОМС;
• 24 руб. (11 788 х 0,002) - страхование от профзаболеваний.

Март 2014-го:

1. ДТ44 КТ70 - 1263 руб. - рассчитана зарплата.

2. ДТ70 КТ68 - 164 руб. (1263 х 0,13) - удержан НДФЛ.

3. ДТ44 КТ69:

• 278 руб. (1263 х 0,22) - взносы в ПФР.
• 37 руб. (1263 х 0,029) - взносы в ФСС.
• 64 руб. (1263 х 0,051) - взносы в ФФОМС.
• 3 руб. (1263 х 0,002) - страхование от профзаболеваний.

1. ДТ44 КТ70 - 3929 руб. - сторно отпускных.

2. ДТ70 КТ68 - 511 руб. - сторнировано НДФЛ.

3. ДТ44 КТ69:

• 864 руб. - сторнирована сумма взносов части трудовой пенсии.
• 114 руб.- откорректированы взносы в ФСС.
• 200 руб.- сторнированы взносы в ФФОМС.
• 8 руб. - откорректированы взносы за профзаболевания.

Организация перечислила НДФЛ с отпускных в сумме 1 532 руб. Подоходный налог, начисленный с зарплаты, составляет 164 руб. «Излишек» НДФЛ - 511 руб. Отобразим корректировку удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки:

1. ДТ68 КТ51- 164 руб. - вся сумма налога перечисляется в бюджет.

2. ДТ70 КТ51- 511 руб. - возвращен кассиром «излишек» удержанного НДФЛ.

3. ДТ50 КТ70 - 2830 руб. (3929 - 1263 - 164) - средства поступили в кассу.

Задолженность бюджета по НДФЛ в сумме 511 руб. можно учесть в счет будущих платежей по налогу.

Создание резерва

Теперь рассмотрим пример, в котором сотрудник отказался добровольно вернуть деньги. Организация вынуждена создать Изменим немного исходные данные прошлой задачи:

• 28 дней отпуска были отгуляны авансом;
• средний заработок кассира в день - 421 руб.;
• рабочий год: 01.06.13 - 31.05.14, не отработано для отпуска 6 месяцев;
• сотрудница увольняется 3 марта 2014.

Сумма полученных отпускных: 421 х 28 = 11 788 руб.

Предприятие создает резерв для оплаты, поэтому:

• суммы за полностью отработанные списываются с резерва;
• суммы за неотработанные сутки списываются в счет текущих затрат.

Начисленная зарплата за март - 1263 руб.

На момент увольнения кассир отработала 8 месяцев и 2 недели (14 дней) за отчетный период. При расчете будут учитываться полные 8 месяцев: 12 - 8 = 4 мес. - неотработанное время.

11 788: 12 х 4 = 3929 руб. - на такую сумму необходимо осуществить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Приказ директора в таких случаях предусматривает, что неотработанные суммы должны списываться в счет расходов за текущий период.

Взносы оплачивались по ставке 0,2 %. На момент увольнения отчетность за прошлый год не была сдана. Сотрудница не согласна с удержанием. Размера зарплаты за март не хватает для проведения расчетов. Кассир добровольно не желает возвращать недостающую сумму.

1. ДТ96 КТ70 - 5894 руб. - начислены отпускные за счет резерва (перед отдыхом).

2. ДТ44 КТ70 - 5894 руб. - начислены отпускные за счет текущих расходов (в день увольнения).

3. ДТ70 КТ68 - 1532 руб. - удержан НДФЛ.

4. ДТ68 КТ51 - 1532 руб. - НДФЛ перечислен в бюджет.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП

При предоставлении сотруднику отпуска из начисленной суммы удерживается НДФЛ. Если распоряжение руководителя предусматривает удержание излишне начисленных сумм, необходимо вернуть налог в порядке, установленном НК РФ. В БУ эти операции осуществляются сторнированием. Рассмотрим, как отразить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении (проводки 1С).

Сначала нужно посмотреть настройки программы. Если установлен алгоритм расчета как «Не уменьшает налоги», то удержанные суммы будут регистрироваться, как обычно. Если установлено «Уменьшает взносы», то суммы будут регистрироваться, как сторно начисление.

Пример

Допустим, 22.05.2014 сотрудник уволен по собственному желанию. С 06.03.2014 по 20.03.2014 ему был авансом предоставлен отпуск на 14 дней. Сотрудник принят в организацию 17.01.2014. На момент увольнения отработал 4 месяца и 5 суток. Чтобы отразить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, в 1С ЗУП предусмотрен специальный документ «Расчет при увольнении сотрудника».

Количество неотработанных дней определяется так:

• До конца отчетного года (23.05.14 - 16.01.15) остается 7 месяцев и 25 дней. Они округляются до 8 полных месяцев.
• Количество дней отпуска: 28: 12 х 8 = 19.
• Исключим использованные дни: 19 - 14 = 5.

В программе нужно установить опцию "Удержать авансом", указав "Порядок расчета" - " календарные дни" в количестве 5. Затем нужно сформировать расчетный листок. Удержания в "Индивидуальной карточке ЕСН" не влияют на начисления. За отработанные дни сотруднику начислено 18 190 руб. Осуществим удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Проводки:

• Приказ руководителя предусматривает возврат излишне уплаченных сумм. Поэтому в программе нужно сторнировать документ «Начисление зарплаты»:

ДТ44 КТ70 - начисление зарплаты;

ДТ70 КТ68 - удержание НДФЛ;

ДТ44 КТ69 - удержание сборов.

• Затем ввести новый, с пересчитанными днями отпуска.

Работник отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск авансом и увольняется. Вправе ли работодатель произвести удержание за неотработнные дни отпуска при увольнении?

Чтобы произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, согласие работника не нужно. Но есть другое условие - по сумме удержания. Подробности - в материале.

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Такое право работодателя установлено статьей 137 ТК РФ и пунктом 2 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169.

Чтобы удержать с работника деньги, потребуется распоряжение руководителя. Получать согласие работника не надо. Однако удержание за отпуск при увольнении в полной сумме не всегда возможно. Так как законодатели установили ограничение - не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммы (ст. 138 ТК РФ).

Если удержать полностью деньги за предоставленный отпуск авансом при увольнении, предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных. Если сотрудник добровольно не вернет деньги, то взыскать их потом в судебном порядке организация не сможет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях « Системы Главбух » vip - версия

Когда нельзя производить удержание за неотработанный отпуск при увольнении

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении нельзя проводить, если сотрудник увольняется:

• из-за ликвидации организации;
• по сокращению штата;
• при отказе от перевода на другую работу (отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
• из-за восстановления на работе прежнего сотрудника;
• в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;
• из-за смены собственника организации.

Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Расчет удержания за отпуск при увольнении

Рассчитывать сумму удержаний нужно в таком порядке. Сначала определите количество месяцев, неотработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск.

В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца (п. 35 Правил).

Затем рассчитайте общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, по формуле:

Удержание за отпуск авансов производятся из зарплаты и иных выплат, положенных при увольнении. Однако нужно помнить следующее. Вычеты при увольнении за отпуск не должны превышать 20% от размера зарплаты.

Пример. Расчет суммы удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении:

Секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 15 июня 2013 года. Рабочий год для предоставления отпуска - с 15 июня 2013 года по 14 июня 2014 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудница использовала в декабре 2013 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб./дн.

Иванова увольняется по собственному желанию 9 апреля 2014 года. Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года - два месяца пять дней. Эта величина округляется до двух полных месяцев. Сумма, которую организация вправе удержать из зарплаты Ивановой при увольнении, равна 2338 руб. (501 руб. /дн. х 2 мес. х 28 дн. : 12 мес.). З

За отработанные дни апреля 2014 года Ивановой начислено 15 000 руб. Из зарплаты сотрудницы за апрель бухгалтер удержал всю сумму - 2338 руб., так как эта сумма не превысила 20% суммы выплаты сотруднице за минусом НДФЛ: 2338 руб. < 2610 руб. [(15 000 руб. - 10 000 руб. х 13%) х 20%).

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: бухгалтерский учет

В бухучете удержания за неотработанный отпуск при увольнении отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).

Если отпускные начислены за счет резерва на оплату отпусков , записи будут такие:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70

Если организация (субъект малого предпринимательства) не создает резерв на оплату отпусков :

Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
- сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

Нина Ковязина ,заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как быть, если произвести удержание за отпуск при увольнении невозможно

Если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно, предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если сотрудник добровольно не вернет данную сумму, то взыскать ее потом в судебном порядке организация не сможет. Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты.

То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. Положения же, на основании которых можно было бы взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд, в трудовом законодательстве отсутствуют.

Таким образом, единственный выход в данной ситуации - договориться с сотрудником о добровольном возврате недостающей суммы. Из этого порядка есть исключения, когда с сотрудника ничего удерживать не нужно, даже если отпуск остался неотработанным (абз>. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Нина Ковязина , заместитель директора департамента <образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Удержание за отпуск при увольнении: налоговый учет<

Многих бухгалтеров волнует вопрос, как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска? Ответ на него зависит от того, достаточна сумма последней зарплаты сотрудника для удержания за неотработанные дни отпуска или нет.

В рассматриваемой ситуации возможны, например, такие варианты:

• последняя зарплата сотрудника больше суммы удержаний;
• последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник добровольно возвращает сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;
• последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник отказывается добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если суммы выплат сотруднику при увольнении достаточно для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, то действуйте так.

В бухучете отразите начисление последней зарплаты сотрудника (без уменьшения ее на сумму излишне выплаченных отпускных). С суммы зарплаты удержите НДФЛ, начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сумму излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируйте. Такой вывод следует из письма Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10. Соответственно, сделайте сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ и начислению страховых взносов с суммы излишне выплаченных отпускных.

Основанием для исправительных записей служит бухгалтерская справка, отражающая сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если гражданин увольняется, работодатель производит с ним полный расчет. Закон позволяет получить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Однако правило действует и в обратную сторону. Если гражданин отправился на отдых, не отработав необходимое количество дней, может быть выполнено удержание за отпуск при увольнении.

Чтобы разобраться во всех особенностях процедуры, стоит заранее ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Общие сведения

Проработав полгода на одном рабочем месте, человек получает право отправиться в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Согласно нормам, закрепленным в , длительность отдыха не может быть меньше 28 дней.

В ряде ситуаций отправиться в отпуск можно и раньше. Оплачиваемый отдых предоставляется до истечения полугода по согласованию сторон. Подобная возможность закреплена в части 3 статьи 122 ТК РФ.

Если отпуск был предоставлен авансом до отработки 12 месяцев, при увольнении работодатель получает право удержать часть денежных средств.

Дело в том, что отпускные, выплачиваемые специалисту перед отдыхом, начисляются в течение всего года.

Законодательство

Процедуру предоставления отпуска и все вопросы, связанные с ним, регулирует ТК РФ. Согласно положениям, закрепленным в действующих нормативно-правовых актах, отпуск может быть предоставлен в любое время, если это не противоречит производственной необходимости.

По общему правилу для получения права на очередной оплачиваемый отпуск нужно отработать не менее полугода.

Однако, уйдя в отпуск после заверения положенных 6 месяцев, специалист отработал только 2 недели оплачиваемого отдыха. Вторую часть специалист должен отработать в течение оставшегося полугодия. Весь отпуск можно отработать в течение 11 месяцев.

Действующее законодательство не запрещает предоставлять отпуск раньше 6 месяцев. В последующие годы отдых может быть запланирован по графику в начале года или иной период.

Если человек покидает должность раньше, чем отрабатывает оплаченное ранее время, работодатель может взыскать предоставленные в качестве отпускных денежные средства. Подобная возможность закреплена в .

Следует помнить, что удержание компенсации за отпуск при увольнении – это право работодателя, а не обязанность. Решение может принимать только он. Мнение работника при этом не учитывается.

Когда действует запрет?

Если работник решил прекратить сотрудничество с фирмой , работодатель получает возможность вернуть денежные средства за неотработанные дни.

Однако, согласно действующему законодательству, существуют особые случаи, при наступлении которых нельзя осуществить удержание. Они зависят от .

Вернуть денежные средства за отпуск не получится, если работник покидает фирму в связи с:

• или прекращением деятельности ИП;
• призывом в ряды ВС РФ или началом прохождения альтернативной службы;
• невозможностью продолжения деятельности в связи (при наличии медицинского заключения);
• кончиной одной из сторон договора;
• сменой владельца организации.

Существуют и другие причины, запрещающие выполнять удержание за отпуск при увольнении. Узнать точный перечень можно, обратившись к действующему законодательству.

Удержание за отпуск при увольнении

Процедура может иметь ряд особенностей в зависимости от нюансов сложившейся ситуации.

Чтобы знать, как действовать, стоит ознакомиться с рядом типовых случаев, во время которых может выполняться удержание за отпуск.

Компенсации за неиспользованный

На практике возможны ситуации, когда происходит удержание при увольнении. Обычно это происходит, если денежные средства были начислены сотруднику в излишнем объеме.

Действующее законодательство не запрещает компанию просить сотрудника вернуть капитал.

Однако, согласно правилам, деньги должны быть внесены добровольно в кассу компании.

За неотработанный

Удержание за отпуск при увольнении осуществляется с учетом ограничений, установленных в статье 138 ТК РФ.

Согласно положениям нормативно-правового акта, размер удержания не может превышать 20% от предоставляемой заработной платы.

Правило действует даже в том случае, если сам сотрудник согласен внести сумму большего объема.

Однако закон позволяет специалисту добровольно заплатить больше, внеся деньги в кассу предприятия или положив средства на банковский счет компании.

Если работник не хочет самостоятельно сделать это, работодатель может попытаться истребовать средства через суд. Однако судебная практика по этому вопросу очень противоречива.

За обучение

В законе нет запрета, позволяющего избежать удержания средств за ученический отпуск. Обычно процедура выполняется, если работник решил уволиться в период учебы. Считается, что в этой ситуации происходит нецелевое использование учебного отпуска.

Работодатель получает право потребовать от работника добровольного возврата отпускных. В случае отказа работодатель может обратиться в суд.

Однако вернуть денежные средства в процессе разбирательства достаточно проблематично. Вердикт зависит от индивидуальных нюансов сложившейся ситуации.

Однако статистика показывает, что в большинстве случаев государственный орган принимает сторону работника.

Дело в том, что в Трудовом Кодексе зафиксирована только возможность удержания за ежегодный оплачиваемый отпуск. Об отдыхе, предоставляемом в связи с учебой, информация в нормативно-правовом акте отсутствует.

Как рассчитать размер излишне выплаченных средств?

Процедура расчета размера удержания не отличается сложностью. Изначально определяется срок, который сотрудник не отработал.

Процедура осуществляется по формуле: Од = 28 / 12 х Мс, где:

• Од – число отработанных дней отпуска;
• Мс – количество месяцев, отработанных для достижения отпускного стажа.

Затем происходит определение размера самого удержания. Для выполнения процедуры необходимо знать величину средней дневной заработной платы сотрудника, с которым прекращается сотрудничество.

Показатель должен быть таким же, как и при расчете других выплат при увольнении. Отдельно выполнять его вычисление специально для определения удержания не нужно.

В качестве расчетного периода принимаются 12 месяцев перед отпуском. Если они не отработаны полностью, определение среднего дневного заработка осуществляется на основании фактического срока, в течение которого сотрудник осуществлял трудовую деятельность.

Налоги

Если производится удержание за отпуск при увольнении, необходимо заплатить все обязательные платежи и сборы.

Работодатель должен внести денежные средства для уплаты:

• соцстраховых взносов;
• налога на доходы;
• взносов в Пенсионный фонд;
• НДФЛ;

Если работодатель не осуществит один или несколько платежей, это будет считаться нарушением.

Как обойтись без удержаний?

Согласно действующему законодательству, в 2019 году удержание за неотработанный отпуск – право, а не обязанность работодателя.

Если он не хочет возвращать денежные средства, он может прекратить сотрудничество с работником на стандартных условиях.

Что делать, если работник не согласен возвращать?

Статистика показывает, что иногда в процессе удержания возникают споры с работником. Почвой для них обычно выступает сумма, которую компания хочет вернуть.